Felicitări! Toată munca grea pe care ai depus-o și orele petrecute creând, corectând și perfecționând a adus rezultatele pe care tu și echipa ta vi le-ați imaginat: un produs inovator pe care sunteți pregătiți să-l prezentați lumii întregi. O astfel de realizare merită sărbătorită și marcată cu un eveniment bine organizat, care să pună în evidență produsul, dar și oamenii din spatele lui. Fie că e prima dată când te afli în postura de organizator sau vrei pur și simplu să dai un refresh cunoștințelor pe care le ai deja, ți-am pregătit câteva sfaturi care să te ajute la planificarea petrecerii:
# Care este bugetul?
Poate ai deja în minte o grămadă de idei interesante care să transforme petrecerea în evenimentul anului. Totuși, înainte să începi să le tai una câte una de pe lista de to-do, gândește-te de ce buget vei avea nevoie pentru realizarea lor. Stabilirea numărului de invitați, a locației, a decorațiunilor, a metodelor de promovare, toate aceste alegeri vor fi influențate de resursele financiare pe care compania este dispusă să le aloce. De reținut, cel mai reușit eveniment nu este neapărat cel care are și cel mai mare buget! Important este să ai un plan bine făcut și să știi exact care sunt detaliile în care merită să investești cel mai mult.
# Cine sunt invitații?
Produsul la care ați lucrat atâta timp este gata să intre în lumina reflectoarelor și să primească aplauzele cuvenite. Dar pentru cine l-ați creat? Pentru mame în devenire? Specialiști în IT? Iubitori ai călătoriilor pe munte? Persoane trecute de a doua tinerețe? Oricare ar fi publicul țintă, este important să ții cont de stilul și gusturile lui și să incluzi persoanele targetate în eveniment, pentru că, până la urmă, aceștia vor fi viitorii cumpărători sau chiar ambasadori ai produsului la care ați lucrat. Include pe lista de invitați, pe lângă toți oamenii care au ajutat la realizarea produsului și persoane care să îl promoveze precum: vloggeri și influenceri. Ei te pot ajuta să stârnești interesul publicului din online prin crearea de story-uri, postări, clipuri și pot crește în timp real notorietatea produsului.
# Când va fi lansarea?
Odată ce lista de invitați e pusă la punct, e timpul să alegi data și ora la care va avea loc evenimentul. Nu știi care e cel mai potrivit moment? Poți crea un sondaj online pentru a afla când sunt disponibili majoritatea viitorilor participanți. Deși se poate dovedi dificil să găsești o dată potrivită pentru toată lumea, există soluții alternative pentru creșterea prezenței, precum transmiterea live a lansării. În acest fel, chiar și invitații aflați la distanță vor putea să vadă întregul eveniment, să pună întrebări și să împărtășească impresii.
# Unde va avea loc petrecerea?
E greu să ghicim toate obiectivele pe care le-ai pus pe hârtie, însă suntem siguri că printre ele se află și dorința ca toți participanții să se simtă bine. Locația va fi cea care te va ajuta să o îndeplinești! Alege un spațiu adaptat la tipul de invitați, la specificul produsului și la impresia pe care vrei ca să o lase în urmă evenimentul. Vrei ca influencerii să fie toată seara dornici să promoveze fiecare moment? Atunci alege o locație cât mai instagramabilă, care să îi inspire în crearea postărilor din social media. Produsul este dedicat iubitorilor de natură și vrei ca atmosfera să fie una relaxată? Organizează petrecerea în aer liber sau într-un spațiu semi-deschis. Evenimentul este dedicat mămicilor și copiilor lor? Asigură-te că alegi un spațiu sigur, care să dispună și de un loc de joacă. Săli sofisticate, în inima naturii, cu priveliște, cu ponton…indiferent de atmosfera pe care dorești să o creezi, la Cernica Events vei găsi spațiul ideal pentru orice tip de petrecere corporate. Ține cont și de numărul invitaților, în alegerea locației. Asigură-te că este suficient loc și pentru participanți, dar și pentru alte elemente precum ecrane, videoproiectoare. Și nu te limita la a le explica oamenilor de ce produsul vostru le va schimba viața, arată-le! Pregătește zone unde toți cei prezenți pot testa produsul.
# Ce temă va avea evenimentul?
Stabilirea unei tematici va face mai ușoară alegerea decorațiunilor, a DJ-ului, a dress code-ului și chiar a tipului de mâncare de care toți participanții se vor bucura. Pentru o petrecere elegantă, pregătește o cină în stil sit down, un set-up sofisticat și menționează în invitație și tipul de ținută pe care ar trebui să-l poarte invitații. Produsul vedetă este chiar un robot de bucătărie de ultimă oră? Atunci încântă-i pe invitați cu preparate făcute la el. „Casual” este cuvântul cheie în jurul căruia vrei să dezvolți evenimentul? Păstrează mai mult loc pentru dans, pentru photo corner, dar și pentru spațiile unde invitații pot interacționa cu produsul. La un astfel de eveniment, bufetul suedez se va potrivi cel mai bine în peisaj. La Cernica Events bucătarii noștri îl vor pregăti după indicațiile tale. În caz că nu știi ce tip de meniu este cel mai potrivit, te așteptăm cu multe opțiuni de preparate din care să alegi.
Creează o petrecere care să-i impresioneze pe invitați însă, orice ai alege să incluzi în ea, nu uita că produsul este cel care trebuie să se afle în centrul atenției. Decorațiunile, locația, muzica, activitățile organizate, toate trebuie să mențină interesul publicului țintă focusat pe produs și pe calitățile acestuia.